Der erste Schritt besteht darin, ein Informationspaket zusammenzustellen, das den Teilnehmenden Tage, wenn nicht Wochen vor Beginn der eigentlichen Veranstaltung ausgehändigt wird. Das Paket sollte allgemeines Hintergrundmaterial zu diesem Thema enthalten, einschließlich beider (oder gegebenenfalls aller) Standpunkte und Meinungen. Es ist Aufgabe der Moderation, sicherzustellen, dass das Briefing eine genaue und ausgewogene Darstellung des Problems sowohl von ihren Befürwortenden als auch von Kritiker*innen darstellt und die wichtigsten Probleme hervorhebt, die gelöst werden müssen.
Zusammen mit ihrer individuellen Lesung vor dem Forum können die Teilnehmenden gebeten werden, Fragen für das Panel zu formulieren.
Sobald sie im Forum sind, werden die Teilnehmenden in kleine, vorher festgelegte Gruppen von 8 bis 10 Personen aufgeteilt. Es ist wichtig, dass die Moderation vor der Veranstaltung einen Sitzplan erstellt, um sicherzustellen, dass in jeder Arbeitsgruppe ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Interessengruppen, Befürwortenden, Gegner*innen und nicht angeglichenen Bürger*innen besteht.
Jede Arbeitsgruppe erhält einen eigenen oder eine eigene Koordinator*in. Die Hauptaufgabe der Koordination besteht darin, zuzuhören und wann immer möglich klarstellende Antworten zu geben.
Sobald sie sitzen, stellen sich die Teilnehmenden vor und werden an Erwartungen wie respektvolles oder einfühlsames Zuhören und das Erreichen eines Konsenses erinnert. Anschließend werden die Briefing-Papiere mit Diskussionsteilnehmenden präsentiert, die die verschiedenen Standpunkte vertreten, Fragen beantworten, ihre Positionen klären und die wichtigsten Themen hervorheben. In der Gruppe erarbeiten die Teilnehmenden verschiedene Maßnahmen, um die wichtigsten Probleme zu lösen. Die Methode(n), mit der Gemeinsamkeiten erreicht und die Optionen priorisiert werden, können von Forum zu Forum variieren.
Im Anschluss an das Forum wählen die Teilnehmenden ein Implementierungsteam, das aus einer vielfältigen Gruppe von Forumsteilnehmenden besteht. Das Team ist damit beauftragt, alle Konsensentscheidungen zusammenzustellen und einen „Angriffsplan“ zu entwickeln. Abhängig von der Breite und Komplexität des im Forum behandelten Themas können Subteams oder Projektteams eingerichtet werden, die sich mit verschiedenen Themenbereichen befassen.
Der letzte Schritt setzt voraus, dass die Veranstaltungskoordinationen nach dem Forum eine stabile Kommunikationslinie mit den Teilnehmenden aufgebaut haben. Es wird erwartet, dass die Teilnehmenden über den Umsetzungsprozess auf dem Laufenden gehalten werden und gegebenenfalls das Forum einige Zeit später erneut einberufen wird, um die Umsetzungsergebnisse zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Absicht des Forums umgesetzt wurde.
